Sichere e-Mails

Sicheres Versenden von Dokumenten in e-Mails

Das Thema "Sicheres Versenden von e-Mails" wird immer bedeutender. Auf ein in Papierform versendetes Dokument kommen heute bereits ca. 30 digital versendete Dokumente. Die meisten davon in Form eines e-Mails. Erwartete Tendenz: deutlich steigend.

xyzmo bietet Ihnen durch die Partnerschaften mit den Firmen ICC und DAA und deren Produkte die Komplettlösung für den sicheren e-Mail Austausch:

• Signieren Sie Ihre Attachments mit dem xyzmo Seal! Schützen Sie damit Ihre Dokumente vor unbemerkter Veränderung. Ermöglichen Sie Ihrem Empfänger zweifelsfrei zu wissen, dass Sie der Autor sind und dokumentieren Sie nachweisbar, wann das Dokument erstellt wurde.
• Verschlüsseln Sie Ihre e-Mails und halten Sie somit den Kommunikationsinhalt streng vertraulich. JULIA erleichtert den dazu notwendigen Zertifikatsaustausch durch eine automatische PKI-Anbindung erheblich.
• Verwahren Sie ihre e-Mails langfristig sicher! E-Archiv reduziert Ihre Postfächer durch eine revisionssichere Ablage und stellt die Verfügbarkeit aller darin enthaltenen Informationen sicher.

Zur Signatur stehen Ihnen zwei Plug-Ins zur Verfügung:

• Mit dem Exchange Plug-In signieren Sie automatisch alle Dokumente, die per e-Mail hinausgehen. Sie definieren dazu ein ausgereiftes Regelwerk, das für Ihr gesamtes Unternehmen gültig ist.
• Mit dem Outlook Plugin entscheiden Sie für jedes e-Mail individuell, ob dessen Anhänge signiert bzw. überprüft werden sollen. Dazu wird Ihr Microsoft Outlook um zwei Buttons „Seal & Send“ und „Verify“ erweitert. Das Signieren von angefügten Dokumenten ist dadurch intuitiv und sehr einfach.

Verschlüsselung:

• Ein definiertes Regelwerk entscheidet, ob die ausgehende e-Mail verschlüsselt werden soll. Im Anschluss wird die Nachricht dem Empfänger zugestellt.
• Steht das Zertifikat des Empfängers nicht zur Verfügung, nutzen Sie alternativ JULIA’s Webmailer zum verschlüsselten e-Mail Austausch. Der Empfänger erhält die Zugangsdaten per e-Mail. Damit kann er mit verschlüsselter Internetverbindung (HTTPS) die Nachricht vom Webmailer abrufen und verschlüsselt antworten.
• Eingehende verschlüsselte e-Mails werden von JULIA automatisch  geprüft und entschlüsselt; danach in die interne e-Mail Infrastruktur übergeben oder bei Bedarf an ein Archivsystem weitergeleitet. Weitere umfangreiche Optionen stehen sowohl beim Empfang als auch beim Versand zur Verfügung.

Archivierung:

• e-Mail Archivierung ist heute ein unverzichtbarer Bestandteil einer nachhaltigen Unternehmensstrategie. Mit scanview e-Archiv werden Sie den gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Aufbewahrung von e-Mails gerecht.
• Werden definierte Richtlinien wie Postfachgröße, Absender oder Zeitfaktoren erreicht, archiviert das e-Archiv automatisch und im Hintergrund vorhandene Exchange-Objekte. Diese Richtlinien können systemweit oder Postfach spezifisch eingerichtet werden.
• Suchen Sie nach archivierten Elementen entweder über ein Add-In im Microsoft Outlook oder über die scanview Oberfläche. Dabei kann nicht nur über den Mail-Inhalt sondern auch über den Volltext der Anhänge gesucht werden.