Elektronischer Rechnungsversand
Die e-Billing Lösung für Versender, Empfänger und Serviceprovider. Herstellererklärt in Deutschland.
Der elektronische Rechnungsversand ist die schnelle, effiziente und sichere Alternative zum Versand per Post oder per Fax. Sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger reduziert seine Kosten erheblich, da bisher papiergebundene Prozessschritte in die digitalen Abläufe integriert werden. Neben den erheblichen Kosten- und Zeitvorteilen sind die mit der Papierersparnis verbundenen positiven Auswirkungen auf die Umwelt ein mindestens genauso wichtiger Grund für fortschrittliche Unternehmen.
Der SIGNificant Server ermöglicht die einfache und kostengünstige Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung. Der Anwender integriert den SIGNificant Server über eine der betriebssystemunabhängigen Schnittstellen (Webservice, File-I/O, SMTP). Sie können den Signaturprozess unabhängig von Ihrer IT-Umgebung einfach als Web-Service, bereitgestellt vom herstellererklärten SIGNificant Server, aufrufen. Es können auch Bestellungen, Mahnungen, Gutschriften, Verträge, Pläne, Skizzen, Zeichnungen, Angebote, Bilder und vieles mehr als Anhänge zu Rechnungen bzw. getrennt signiert und versandt werden.
Proportional zur Anzahl an digital signierten Rechnungen sinkt die Kostenkurve. Bei den meisten Unternehmen amortisiert sich die Investition bereits innerhalb eines Jahres.
Vorteile SIGNificant Server
Versender
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Einfache Integration, unabhängig vom bestehenden System.
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Der Anwender druckt die Rechnung wie gewohnt im bestehenden System, der SIGNificant Server übernimmt die Signatur.
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Unterstützt alle Standardsignaturformate - xyzmo Seal, XML Dsig, SOAPDsig, PKCS#7, Adobe PDF, S/MIM.
Empfänger:
- Der SIGNificant Server ermöglicht die Überprüfung sämtlicher eingehender digital signierter Rechnungen. Er erkennt das verwendete Signaturformat vollautomatisch.
- Nach Überprüfung der Signatur wird ein ausführliches Prüfprotokoll erstellt.
- Für die Überprüfung einer mit dem Signaturformat xyzmo-Seal (optional) signierten Rechnung braucht der Empfänger weder eine Zusatzsoftware noch eine Zertifikateverwaltung.
Serviceprovider und Großkonzerne:
- Auf einem SIGNificant Server kann eine Vielzahl von Mandanten abgebildet werden. Damit ist die Lösung auch für Konzerne und Plattformbetreiber bestens geeignet.
- Der SIGNificant Server ist hoch skalierbar und lässt sich sukzessive aufrüsten. Auch Millionen von Signaturen stellen kein Problem dar.
Zusätzliche Highlights:
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Plug & Play-fähige Komplettlösung.
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Herstellererklärt in Deutschland.
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Einfache Integration über Webservice.
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Hohe Skalierbarkeit - Millionen von Signaturen können stündlich automatisiert aufgebracht werden.
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Auf Wunsch können PDF/A konforme, digital signierte Rechnungen erzeugt werden.
- Investitionssicherheit durch sukzessive Ausbaubarkeit zur kompletten Signaturplattform inkl. digitaler persönlicher Unterschrift.
Rechtliche Voraussetzungen
Strenge europäische Rechtsvorschriften regeln die Rahmenbedingungen für digitale Signaturen. Mit Einführung des digitalen Rechnungsverkehrs hat der Gesetzgeber im Umsatzsteuergesetz verankert, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch eine fortgeschrittene (in Deutschland eine qualifizierte) elektronische Signatur gewährleistet sein muss. Die xyzmo-Technologie stellt jede Fälschung der digitalen Signatur oder der signierten Daten zuverlässig fest und entspricht somit den einschlägigen Rechtsvorschriften. Das xyzmo-Signaturverfahren verfügt über eine Herstellererklärung bei der Bundesnetzagentur in Deutschland. In Österreich ist es von der Rundfunk- und Telekom Regulierungs-GmbH zugelassen. und damit EU-weit anerkannt. Der Empfänger einer xyzmo signierten elektronischen Rechnung ist somit berechtigt, die ausgewiesene Umsatzsteuer im Rahmen des Vorsteuerabzugs geltend zu machen.
Was Sie benötigen:
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Neben dem SIGNificant Server werden für Deutschland ein Kartenlesegerät mit eigener Tastatur und eine Smartcard/Chipkarte samt qualifiziertem elektronischen Zertifikat eines Trustcenters (D-Trust, S-Trust, ...) benötigt. In Österreich genügt eine fortgeschrittene Signatur wofür keine Smartcard erforderlich ist. Diese kann bei A-TRUST oder A-CERT als Softwarezertifikat (Datei) bezogen werden und wird als Datei in den SIGNificant Server eingespielt.
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Mit dem Kartenlesegerät wird ein geheimer - nur Ihnen bekannter - Schlüssel auf der Chipkarte ausgelesen. Mit diesem Schlüssel wird die Nachricht signiert. Das Zertifikat enthält auch den zugehörigen öffentlichen Schlüssel, mit dem der Rechnungsempfänger die Echtheit der Unterschrift später prüfen kann.
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Die Rechnung kann formlos - z.B. via e-Mail - an den Kunden übermittelt werden.
Was beachtet werden muss:
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Die elektronische Übermittlung von Rechnungen setzt grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers voraus, z. B. durch Anerkennung einer entsprechenden Klausel in den AGB. Es reicht aber auch aus, wenn die Zustimmung nachträglich oder durch Bezahlung der Rechnung erfolgt.
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Eine Kopie jeder elektronischen Ausgangsrechnung muss in einem EU-Mitgliedsstaat über zehn Jahre elektronisch aufbewahrt und dem Finanzamt zugänglich gemacht werden können. Bei qualifiziert elektronisch signierten Rechnungen muss zusätzlich das zugehörige Zertifikat zusammen mit der Rechnung aufbewahrt werden. Das Verfahren zum Versand elektronischer Rechnungen muss so dokumentiert werden, dass das Finanzamt die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen prüfen kann.
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Der Empfänger muss mithilfe des öffentlichen Schlüssels die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts prüfen. Hierfür steht ein Überprüfungsdienst am SIGNificant Server zur Verfügung, der auch entsprechende Prüfungsprotokolle erzeugt. Die Nachweise für die Prüfung sind gemeinsam mit der Rechnung und dem verwendeten öffentlichen Schlüssel elektronisch zu archivieren.
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Bei grenzüberschreitenden Geschäften gilt das Herkunftslandprinzip.