Überblick
CNBS überwacht zentral die erforderlichen Standards und Auflagen für alle beaufsichtigten Banken und Versicherungen bezüglich Geldpolitik, Kreditvergaben und Wechselkurse. Weiters beaufsichtigt CNBS wesentliche operative Abläufe der überprüften Institute, sowie M&A Aktivitäten, Reorganisationen oder Schließungen von Filialen.
In der heutigen Zeit gibt es generell einen gesteigerten Bedarf, Geschäftsprozesse zu beschleunigen und abzusichern. In bestehenden Papierprozessen werden für Drucken, Scannen, Archivieren, Papierversand und damit zusammenhängende Arbeitszeiten viel zu viele Kosten verschwendet. Die Zukunft liegt in elektronischen Unterschriftslösungen, die voll digitale Prozesse ermöglichen.
CNBS benötigte wie andere Finanzinstitute auch für diesen Umstieg zu voll digitalen Prozessen eine hoch sichere Lösung, die einfach einzuführen und verlässlich zu betreiben ist.
Die Herausforderung
CNBS wollte eine umfassende Lösung, die einerseits die Optimierung der Abläufe gewährleistet und andererseits die hohen Sicherheitsbedürfnisse erfüllt, wobei im Vergleich zum Papierprozess die Prozessrisiken sogar deutlich vermindert werden sollten. Das künftige System sollte weiters mit minimalem Aufwand in das bestehende System integrierbar sein.
Vor der Einführung der neuen Lösung wurden alle Berichte von den überwachten Instituten auf Papier unterschrieben und manuell an CNBS gesandt. Der Prozess war nicht nur aufwendig, sondern er schuf Engpässe und Zeitverzögerungen und dauerte im Schnitt drei Tage.
Die Lösung
xyzmo konnte mit SIGNificant CNBS eine intuitive und benutzerfreundliche elektronische Unterschriftslösung präsentieren. Die bestehende Gepflogenheit des persönlichen Unterschreibens der Berichte konnte beibehalten werden. Durch die einfache und intuitive Benutzeroberfläche war zudem eine aufwendige Einschulung nicht erforderlich. In Summe gestaltete sich der Integrationsaufwand in die bestehenden Systeme minimal.
Statt der bisher benötigten 3 Tage für die Unterschriften und den Papierversand konnte die Unterzeichnung und Übersendung der Berichte auf 30 Minuten verkürzt werden. Alles erfolgt nun elektronisch; sowohl das Unterschreiben als auch das Einreichen.
Der Prozess wird eingeleitet, indem ein Formular vom CNBS Server heruntergeladen wird. Das Formular wird ausgefüllt und von den Zeichnungsberechtigten der Institute elektronisch unterschrieben. Abschließend wir es wieder auf die CNBS Plattform geladen und dort unmittelbar einigen ersten Plausibilitätsprüfungen unterzogen. Sind diese erfolgreich, so bekommen die Verantwortlichen von CNBS ein e-Mail mit der Bestätigung des Berichtseingangs inkl. Zeitstempel.
Die Vorteile
Durch die Implementierung der xyzmo SIGNificant Unterschriftslösung konnten die Prozesse in den überwachten Instituten wesentlich beschleunigt und kostengünstiger gestaltet werden. In Summe wurde der Prozess von 3 Tagen auf 30 Minuten verkürzt. Aber auch CNBS selbst profitierte maßgeblich von den Einsparungen und Zeitgewinnen im Vergleich zum bisherigen Papierprozess.